Binnen de wereld van duurzaamheid verandert er zeer veel, dikwijls gestuurd door beleid, maar ook door sectoren zelf. Eisen worden steeds specifieker. Zo ook binnen energiemanagement. Zowel de ISO-organisatie als plaatselijke organisaties hebben hier in het verleden normen voor opgesteld, we denken aan ISO 50001:2015 en CO2-prestatieladder (versie 3).
Maar welk systeem kies je best? We zetten de 2 energiemanagementsystemen (EnMS) voor jou naast elkaar. In dit eerste deel van de analyse bekijken we ISO 50001. In deel 2 nemen we de CO2 prestatieladder onder de loep.
Waarom kiezen voor een ISO 50001 certificatie?
Bij veel bedrijven start de keuze voor een certificaat veelal met een vraag van een klant of een overheid. Spijtig, want hierdoor zien de bedrijven het vaak als een noodzaak, als iets dat de organisatie extra administratie en taken bijbrengt.
Maar zoals alle ISO managementsystemen, helpt ook deze norm de directie met het behalen van de doelstelling binnen het beleid, in dit geval specifiek op het vlak van energie. Wilt je dit beleid bekrachtigen naar de omgeving en aantonen dat je systematisch aan het energiebeleid van je organisatie werkt, dan is een onafhankelijke externe beoordeling door een certificatie-instelling wel noodzakelijk.
Bij ISO 50001 staat energieverbruik en de beheersing hiervan centraal. Is dit dan enkel voor de grote energieverbruikers van toepassing? Neen! Door het opzet van het systeem, kunnen zowel kleine als grote bedrijven dit toepassen. Het zorgt voor een hogere efficiëntie, een verlaging van de kosten en zorgt dat je voldoet aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Anders dan bij ISO 140001, moet je in het kader van ISO 50001 enkel je eigen organisatie in acht nemen en telt de keten niet mee.
Kenmerken van ISO 50001
Context: externe factoren
De belangrijkste doelstelling van ISO bij de opstart van hun organisatie, was het beantwoorden van de vraag “Wat is de beste manier om dit te doen.” De laatste versie van de norm geeft dan ook, meer nog dan vroeger, een handleiding om een managementsysteem op te zetten op maat van het bedrijf.
De eerste voorwaarde in de norm is het beantwoorden van enkele pertinente vragen:
- Wie ben ik als organisatie?
- Waar sta ik voor?
- Waar geloof ik in?
- Wat zijn de factoren die dit beïnvloeden?
In deze stap leg je vast wat de belangrijkste aspecten zijn op een hoger, strategisch niveau, die op korte termijn, maar ook op langere termijn een impact kunnen hebben op de bedrijfsvoering en dit zowel in de risico’s die ze vormen als in de kansen die ze bieden.
Een aantal tools of systemen kunnen helpen bij deze oefening, denk hierbij aan een SWOT (Strengts, weaknesses, opportunities en treaths) – of, PESTLE-analyse (acroniem voor Political, Economic, Social, Technological, Legal en Environmental). Welke tool je ook gebruikt, het is belangrijk deze oefening te gronde uit te voeren want het vormt de basis van het volledige systeem. Durf kritisch te zijn en neem ook aspecten op die op dit moment misschien geen directe impact hebben, zodat je bij een herziening dit punt niet over het hoofd ziet. Het is misschien een belangrijker aspect dan je in eerste instantie had ingeschat.
Politieke aspecten
De eerste externe factor zijn de politieke aspecten. Dit zijn deze aspecten waarbij de overheid of de wetgever een impact kan hebben op de organisatie. Dit kunnen zowel plaatselijke als globale aspecten zijn. Kan het bijvoorbeeld zijn dat de overheid een extra taks gaat opleggen aan een bepaalde sector, voor een bepaald product? Wie had 5 jaar geleden kunnen indenken dat de verkiezing van Trump een grote impact zou kennen op een aantal handelsverdragen. In eerste instantie misschien een ver-van-mijn-bedverkiezing, later had het op heel wat bedrijven binnen België een impact. Wat met de brexit? Hoe worden de markten beïnvloed door het hele politieke gebeuren? Of zijn er misschien sectoren die je bedrijf bepaalde doelstellingen opleggen?
Economische aspecten
Binnen de economische factoren proberen we in te schatten wat de vooruitzichten zijn. Dit kunnen we doen aan de hand van inflatiecijfers, rentetarieven, wisselkoersen, …. Vooral deze laatste kunnen een impact hebben op de kosten van energie of de beschikbaarheid van sommige energiebronnen.
Sociale aspecten
Wanneer we dan kijken naar de impact van de sociale factoren, nemen we in het kader van energiemanagement op wat de waarden van de bevolking zijn, de cultuur waarin we leven en die bijvoorbeeld het energieaanbod, -zekerheid en -betrouwbaarheid kunnen beperken of beïnvloeden. Hoe beïnvloeden zij het politieke denken hierover? Of wat is de focus van belangrijke NGO’s of milieuorganisaties? Of zijn er misschien wel zeer lokale organisaties die acties opzetten?
Technologische aspecten
Voor de technologische factoren is het belangrijk om na te gaan wat de stand is van de technologie en dit voornamelijk in het kader van de investeringen die gepland staan op korte en lange termijn. Kijk ook naar de ontwikkelingen bij de concurrenten. Wanneer je de technische staat van je huidige installaties of infrastructuur in acht neemt, zal dit eerder een intern issue zijn om in rekening te brengen.
Wettelijke aspecten
Een factor die niet mag ontbreken in dit lijstje is de wet- en regelgeving (Legal) aangezien dit binnen ISO 50001 een basisverplichting is. Dat dit dicht in de buurt kan komen van de politieke factoren is natuurlijk een evidentie.
Binnen een energiemanagementsysteem (EnMS) is de factor milieu (Environment) niet weg te denken. Hiervoor nemen we de effecten van de klimaatverandering / het weer en de broeikasgasemissies mee in onze analyse.
Context: interne factoren
Naast het vastleggen van externe factoren, dienen ook de belangrijke interne punten benoemd te worden. Hierbij denken we dan voornamelijk aan de bedrijfsdoelstellingen en de strategie, financiële middelen die van invloed zijn op de organisatie, het resourcemanagement, de cultuur en de waarden binnen de organisatie, overwegingen in het kader van duurzaamheid, … en zoals hierboven reeds werd aangehaald: de toestand van de eigen installaties.
Bovenstaande geïdentificeerde issues kunnen leiden tot zowel risico’s als kansen. Het is dan ook belangrijk om de issues niet alleen te gaan bepalen, maar ze ook een waarde toe te kennen: in hoeverre is dit issue voor de organisatie en zijn beleid/strategie, op dit moment belangrijk? In dit kader dient men na te gaan of de kansen liggen in een sterke daling van de risico’s of misschien wel in het ontwikkelen van een nieuw proces of het inzetten van een andere soort van energie. Op deze manier kan aangetoond worden dat de organisatie in het algemeen streeft naar een verbetering van de energieprestaties.
Opgelet: de norm vereist op dit moment nog geen documentatie of registratie van deze oefening. Het resultaat van de analyse dient echter wel voor het bepalen van het toepassingsgebied, het beleid en de risico’s en kansen op procesniveau. Verder wordt er gevraagd om tijdens de jaarlijkse directiebeoordeling de wijzigingen in externe en interne belangrijke punten te overwegen. Dit kan enkel gebeuren indien de analyse op een gestructureerde manier is uitgevoerd, consistent op dezelfde manier wordt uitgevoerd en met andere woorden dus ook aantoonbaar (en dus geregistreerd) is.
Bij het bepalen van het toepassingsgebied, de risico’s en kansen en de naleving van wet- en regelgeving, dienen ook de eisen van de belanghebbenden (of stakeholders) in kaart gebracht te worden. Deze zullen voornamelijk een impact hebben op de criteria die gebruikt worden in de risicoanalyse.
Stakeholders of belanghebbenden
Elke organisatie heeft zowel externe als interne belanghebbenden: we denken hierbij in eerste instantie aan klanten, leveranciers, shareholders/eigenaren en de wetgeving, maar ook andere stakeholders kunnen een invloed hebben op het energiemanagementsysteem: banken en verzekeringen, buren, sectororganisaties, NGO’s, lokale of globale milieuorganisaties.
Zoals uit deze voorbeelden blijkt, zal het aantal en het soort belanghebbende voor elke organisatie sterk verschillen. Dit wordt sterk beïnvloed door de aard van de activiteiten, de ligging, de grootte van de organisatie en zijn structuur.
Op het moment dat de relevante belanghebbenden bepaald zijn, is de volgende stap het bepalen van de eisen die deze belanghebbenden aan de organisatie stellen. Wat de behoeften en verwachting van de belanghebbenden zijn, kan op verschillende manieren vastgelegd worden, door middel van direct overleg met de belanghebbenden of door research te doen. Eisen of verwachtingen van klanten liggen dikwijls vast in contracten of lastenboeken. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan men bij het personeel een bevraging afnemen, buren kunnen op een informatieavond bevraagd worden, … Met andere stakeholders zal dit moeilijker zijn, waardoor enkel een inschatting van de verwachtingen mogelijk is, gebaseerd op research bijvoorbeeld.
Een belangrijke doelstelling van ISO 50001 is het naleven van de wettelijke en andere verplichtingen met betrekking tot energie-efficiëntie, energiegebruik en energieverbruik. Ook binnen dit kader van de belanghebbenden, is er dan ook de verwachting van de wetgever als belanghebbende, dat minimaal de van toepassing zijnde wet- en regelgeving opgevolgd wordt. Dit betekent concreet dat de organisatie dient vast te stellen welke wet- en regelgeving voor de organisatie van toepassing is en op welke manier deze van toepassing is.
Ondanks het feit dat er door de norm geen documentatie vereist is in verband met deze analyse, wordt er ook hier, net als bij de contextanalyse, verwacht dat de stakeholders en hun eisen gebruikt worden voor het bepalen van het toepassingsgebied van het energiemanagementsysteem, het beleid en de risico’s en kansen en dient deze informatie wel beschikbaar te zijn.
Met geplande tussenpozen dient de organisatie te beoordelen of de eisen nageleefd worden. De organisatie moet wel gedocumenteerde informatie bijhouden over de resultaten van de beoordeling van deze naleving en de eventuele getroffen maatregelen. Dit houdt in dat de eisen uit wetgeving bijvoorbeeld zo concreet en gedetailleerd mogelijk in kaart moeten gebracht worden zodat kan gewaarborgd worden dat de juiste maatregelen worden getroffen om de naleving te verzekeren, maar dat ook de risico’s van het niet-naleven bepaald kunnen worden. (meer details om deze compliance aan te tonen, zijn terug te vinden in ISO 19600)
Op basis van de contextanalyse en de relevante eisen van de relevante stakeholders moet de organisatie het toepassingsgebied van zijn energiemanagement vastleggen. Van hieruit wordt het verdere systeem opgebouwd. Het moet dan ook duidelijk zijn dat de grondigheid waarmee bovenstaande wordt uitgevoerd een zeer sterke invloed heeft op de opzet van het managementsysteem.
De ervaring leert dat wanneer deze oefening wordt uitgevoerd door een groep van mensen die inzicht hebben in de verschillende aspecten, dit uiteindelijk zal leiden tot een managementsysteem dat gebouwd is op de noodzakelijke aspecten binnen de organisatie en veel minder tot een administratief kluwen zal leiden maar tot een levend systeem.
Echter mag deze oefening ook niet leiden tot het uitsluiten van bepaalde activiteiten binnen de organisatie omdat deze een significante impact zouden hebben op het energiemanagementsysteem. Op dit moment kan het leiderschap binnen de organisatie al gedeeltelijk aangetoond worden.
Leiderschap
Binnen ISO 50001, zoals in de andere ISO-normen, heeft de directie een algehele verantwoordelijkheid in het kader van het voldoen aan de eisen van de norm, zelfs indien zij bepaalde verantwoordelijkheden delegeert.
Zij dienen ervoor te zorgen dat de strategische richting terug te vinden is in het energiebeleid. Dit wil zeggen dat de doelstellingen en de operationele energiedoelstellingen worden vastgelegd en compatibel zijn met de strategische richting. Dit wil ook zeggen dat wanneer er een planning wordt opgesteld voor de lange termijn, het beleid rond energie hier aan bod moet komen. Op deze manier kan men continu streven naar een verbetering van de energieprestatie.
Het beleid dat de directie vaststelt, moet een kader bieden voor het vaststellen en het beoordelen van de doelstellingen. Zij gaan in dit beleid ook een verbintenis aan om te voldoen aan de wet- en regelgeving, om ervoor te zorgen dat de organisatie alle informatie en middelen ter beschikking heeft om de doelstellingen te halen, om continu te verbeteren, om ondersteuning te bieden aan inkoop en ontwerpactiviteiten die voor verbeteringen van de energieprestaties kunnen zorgen.
Bij het opstellen van het beleid is het absoluut noodzakelijk om de belangrijke onderwerpen uit de contextanalyse en de eisen van de stakeholders in acht te nemen en om eventueel hierover een engagement te formuleren.
Heb je al een beleidsverklaring vanuit een ander managementsysteem, integreer deze zeker in elkaar, je zal zien dat er heel wat zaken overlappend zijn. Maar hou wel rekening met extra vereisten vanuit deze norm. Heb je bijvoorbeeld een beleidsverklaring in het kader van ISO 14001, hou rekening met de expliciete vereisten van de verbintenis ten aanzien van informatie en middelen en de ondersteuning van de aankoop van energie-efficiënte producten en diensten en de ontwerpactiviteiten.
Opgelet: de beleidsverklaring moet als gedocumenteerde informatie ter beschikking zijn, ze moet worden gecommuniceerd binnen de organisatie en beschikbaar te zijn voor belanghebbende partijen. Ze moet ook regelmatig worden beoordeeld en eventueel bijgestuurd, minimaal tijdens de directiebeoordeling.
Vanuit het management dient ondersteuning gegeven te worden aan de relevante managementrollen om hun leiderschap te kunnen tonen binnen hun verantwoordelijkheidsgebied. Zij dienen ook nog steeds rollen vast te leggen en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen deze rollen toe te kennen en kenbaar te maken aan de organisatie.
Er is geen directievertegenwoordiger meer vereist, zoals dit in voorgaande versies binnen ISO wel verplicht was, maar het management moet er wel voor zorgen dat er een energiemanagementteam opgericht wordt dat de verantwoordelijkheid heeft het EnMS op te maken, te implementeren, te onderhouden en continu te verbeteren.
PDCA
Het hele EnMS zoals vereist door ISO 50001, is gebaseerd op het Plan-Do-Check-Act-systeem ofwel PDCA voor continue verbetering.
Dit systeem zorgt ervoor dat de organisatie inzicht krijgt in de context, waaruit het beleid en het EnMS verder opgebouwd wordt. Bijkomend wordt een energiebeoordeling uitgevoerd om het energiegebruik en het energieverbruik in kaart te brengen, waaruit energieprestatieindicatoren (EnPI’s) geïdentificeerd worden. Er worden doelstellingen voor het bedrijf en operationeel vastgelegd en plannen van aanpak opgemaakt, zodat de nodige resultaten kunnen behaald worden. Dit valt allemaal onder het gedeelte PLAN.
Onder DO gaan we de plannen van aanpak, operationele en onderhoudsbeheersmaatregelen en de vooropgestelde communicatie implementeren, de competenties van de medewerkers borgen en de energieprestaties in aanmerking nemen bij ontwikkeling en inkoop.
In de stap CHECK worden de energieprestaties en het systeem gemonitord, we gaan meten, analyseren, evalueren. Bijkomend worden er interne audits uitgevoerd. Zoals vooraf reeds aangegeven, dient zeker (gedocumenteerd) de conformiteit met de wet- en regelgeving nagegaan te worden. De resultaten van deze analyses worden gebruikt als input voor de directiebeoordeling die op geregelde tijdstippen dient plaats te vinden.
Uit de directiebeoordeling worden maatregelen getroffen om afwijkingen aan te pakken en de energieprestaties continu te verbeteren en dan bevinden we ons in de ACT-fase van het systeem. Maar aangezien dit systeem van PDCA plaatsvindt op elk niveau, zowel strategisch als binnen de vastgelegde processen, zorgt dit voor een steeds weerkerende mogelijkheid tot verbeteren.
En wat met de andere ISO normen?
Sinds 2015 zijn de nieuwe versies van de normen allemaal opgemaakt in wat ze noemen de ‘high level structure’ die herkenbaar is in de verschillende paragrafen en de opzet van de norm. Deze zorgt ervoor dat de normen perfect in elkaar te integreren zijn.
Heb je dus al een bestaand ISO 9001 of ISO 14001 systeem, dan is het perfect haalbaar om dat managementsysteem uit te breiden met de vereisten voor ISO 50001. Aan de andere kant is ISO 50001 misschien net het systeem dat u helpt om op termijn ook een ISO 14001 systeem te implementeren.
In een tweede artikel bespreken we het energiemanagementsysteem CO2 Prestatieladder.
