Ondertussen is de eerste maand van het nieuwe jaar alweer halfweg en breekt de tijd aan om de eindbalans van 2018 op te maken. Wie weet giet je die wel netjes in een jaarverslag. Dan ben je zeker geen uitzondering. Sommige organisaties doen het vrijwillig. Grote vennootschappen, vzw’s en stichtingen zijn ertoe verplicht. Maar wist je dat bepaalde bedrijven en organisaties voortaan ook over een aantal duurzame thema’s moeten rapporteren?
Enkel voor grote vennootschappen
De verplichting tot het opstellen en openbaar maken van niet-financiële informatie is in ons land enkel van toepassing op grote vennootschappen met meer dan 500 werknemers die een balanstotaal van 17 miljoen euro of een jaaromzet van 34 miljoen euro overschrijden. Het moet ook gaan over organisaties van openbaar belang zoals genoteerde vennootschappen, verzekeraars en kredietinstellingen. Verre van iedereen moet dus aan deze regelgeving voldoen. Toch kiezen heel wat bedrijven er al jaren voor om – vrijwillig – over hun duurzaamheidsprestaties te rapporteren. 60 tot 70% van de grote Europese spelers maakt al geruime tijd gebruik van checklists, labels en systemen opgesteld door bijvoorbeeld het (GRI), de of om duurzame inspanningen te evalueren en bewijzen. Zulke rapportage vergt echter heel wat tijd en middelen. Daarom besloot de om voortaan alle grote ondernemingen gelijk te stellen door hen allemaal dezelfde verplichtingen op te leggen.
Verplichtingen
De punten waarover ondernemingen moeten rapporteren zijn gebaseerd op gevestigde internationale systemen voor duurzaamheidsrapportage en bijgevolg zeker niet nieuw. Wie bijvoorbeeld reeds rapporteert volgens GRI, zal waarschijnlijk weinig of geen extra inspanningen moeten leveren.
De verklaring zoals opgelegd wordt door de EU moet kort samengevat een goed inzicht geven in de ontwikkeling, resultaten en positie van de vennootschap en de effecten van haar activiteiten op vlak van:
- Milieu;
- Personeel;
- Sociale aangelegenheden;
- Mensenrechten;
- Bestrijding van corruptie en omkoping.
Meer specifiek moeten organisaties onder andere dieper ingaan op hun:
- bedrijfsmodel;
- beleid, resultaten en risico’s m.b.t. bovenstaande thema’s
- niet-financiële KPI’s.
In uitzonderlijke gevallen, wanneer het bedrijf bijvoorbeeld commerciële schade zou kunnen lijden, mag informatie over op stapel staande ontwikkelingen of zaken waarover wordt onderhandeld, weggelaten worden.
Voorbeeld van rapportage: bedrijfsmodel
Tenslotte moet de verklaring niet per sé onderdeel uitmaken van het jaarverslag. Maar je moet het wel als bijlage toevoegen en er ook duidelijk naar verwijzen. Je kan dus perfect een apart duurzaamheidsrapport opstellen. Bovendien mogen dochtervennootschappen ook naar een dossier van hun moederbedrijf verwijzen indien dat de nodige informatie over de volledige groep bevat.
Sinds 2017
De Europese richtlijn omtrent de verplichte rapportering over niet-financiële informatie werd reeds in 2014 gepubliceerd. De Belgische overheid vertaalde deze basis, in nauwe samenwerking met de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven, naar nationale wetgeving. De eerste verplichte verklaringen van niet-financiële informatie, zoals ze officieel genoemd worden, hebben betrekking op het jaar 2017 en zouden dus al een tijdje geleden gepubliceerd moeten zijn. Zowel onze overheid als de internationale milieuorganisatie CDP namen ze onder de loep.
Europa
CDP stimuleert bedrijven en overheden om hun uitstoot te verminderen en natuurlijke bronnen zoals water en bossen te beschermen. Daarnaast gebruikt CDP de invloed van investeerders en corporates met grote inkoopkracht om bedrijven ertoe aan te zetten hun milieueffecten openbaar te maken en te managen.
In dat kader bekeek CDP de jaarverslagen van de 80 grootste Europese bedrijven (BMW, ING, Atlas Copco, Danone, Total, Unilever,…). Daarbij focuste de organisatie vooral op de rapportage omtrent ecologie. Uit het resulterende onderzoeksrapport blijkt onder andere dat 83% van de organisaties hun businessmodel beschrijft maar een minderheid dit uitvoerig genoeg doet. Slechts 44% geeft bijvoorbeeld aan hoe het businessmodel beïnvloed wordt door milieu en klimaat. Vooral bedrijven uit de financiële sector laten op dit vlak steken vallen. Wat wel goed gaat, is de rapportage over het duurzaamheidsbeleid. Maar liefst 99% van de onderzochte bedrijven neemt dit op in hun jaarverslag. 76% geeft zelfs aan welke invloed het duurzaamheids- en financiële beleid op elkaar hebben. Informatie over de concrete integratie van milieu-gerelateerde beslissingen in de bedrijfsprocessen blijkt dan weer meestal te ontbreken. Ook zou 65% van de onderzochte organisaties minstens 1 niet-financiële KPI opnemen in hun jaarverslag.
De algemene tendens is dus dat er wel gerapporteerd wordt, maar nog niet grondig genoeg. Daarom formuleerde CDP een aantal aanbevelingen tot verbetering. Volgens de organisatie hoort de verklaring van niet-financiële informatie bijvoorbeeld niet in de bijlage, maar naast de financiële informatie in het jaarverslag. Zo zou er meer belang aan gehecht worden zowel door de schrijver als de lezer. Bovendien pleit CDP om ook klimaatgerelateerde informatie mee te nemen in de verplichting naast het reeds opgenomen thema milieu. 79% van de onderzochte bedrijven blijkt immers op de hoogte van de risico’s die ze creëert op vlak van het klimaat, maar 80% van hen rapporteert geen strategie om ze aan te pakken.
België
In het CDP-onderzoek werden ook twee Belgische bedrijven nader bekeken ( en ). Maar naar schatting zouden zo’n 100-tal van onze ondernemingen verplicht zijn om niet-financiële informatie op te stellen en openbaar te maken. Een deel van hen zijn dochterondernemingen die door kunnen verwijzen naar verslagen opgesteld door de moedervennootschap. Om grote getallen gaat het dus niet. Daarom hebben we eens steekproefsgewijs bekeken hoe zij de rapportage over 2017 concreet aanpakten.
De resultaten waren, zoals te verwachten, wel wat wisselvallig. We merkten dat de ondernemingen nog niet goed weten hoe ze dit juist moeten aanpakken. Hoe rapporteer je op een goede manier over anticorruptie? Hoe breng je de omloop van je goederen duidelijk in beeld? Hoe verzamel je alle nodige info over milieu en sociale zaken?… Allemaal moeilijke vragen die niet zomaar snel beantwoord kunnen worden. We verwachten dan ook dat de rapportering er de volgende jaren stap voor stap op vooruit zal gaan. Frankrijk heeft op dit vlak bijvoorbeeld een sterke traditie en staat vandaag bijgevolg al veel verder. Dat blijkt ook uit de CDP-studie.”
Aan de slag
De kans dat jouw bedrijf verplicht over niet-financiële informatie moet rapporteren is dus eerder klein. Maar ook heel wat Belgische ondernemingen doen het vrijwillig. Dan is het uiteraard mooi meegenomen als je dat op dezelfde manier kan doen. Daarom geven we je graag nog enkele referentiemodellen mee voor je verslag van 2018.
- GRI | Global Reporting Initiative
- EMAS | Communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem
- VN | Global Compact
- VN | Richtlijnen inzake ondernemingen en mensenrechten “Protect, Respect and Remedy”
- OESO | Richtsnoeren voor multinationale ondernemingen
- Internationale Organisatie voor normalisatie | ISO 26000
- Internationale Arbeidsorganisatie |Beginselverklaring van de betreffende multinationale ondernemingen en sociaal beleid;
- SDGs.
Om ondernemingen een handje te helpen bij hun rapportering heeft de Europese Commissie trouwens ook Niet-bindende richtsnoeren voor de verklaring van niet-financiële informatie opgesteld.
Veel succes!
Tekst: Eigen redactie
Foto’s: Alena Koval | CDP
